Business-ul complet paperless poate parea ca BigFoot. Unele persoane cred ca el poate exista, altii cred ca este doar un mit.
Dar asta nu inseamna ca nu vom incerca sa-l aducem in atentia dumneavoasta, deoarece exista multe motive ce argumenteaza beneficiile disparitiei hartiei din mediul de afaceri:
• Suportul pentru initiativele verzi(eco)
• Recuperarea in caz de dezastre
• Compatibilitatea
• Imbunatatirea proceselor din business
• Reducerea costurilor
• Un raspuns mai prompt al clientilor si al feedback-ului companiei catre acestia
Aceasta este o scurta lista de motive pentru care companiile continua sa caute metode si solutii pentru a-si reduce dependenta de hartie. Nu exista o dezbatere ca mai putina hartie ar fi un element mai bun pentru afaceri, este o certitudine. Dar cum ajungem acolo?
1. Scoate-o din birouri.
Aproape fiecare companie a crescut lucrand cu hartia si creand inregistrari pe suport de hartie, dar astfel de proceduri incep usor-usor sa dispara pe masura ce tehnologia si mediul online avanseaza. Astfel, sertarele cu hartii (documente), incep usor sa dispara din marile companii.
Costul spatiului amenajat pentru birouri si umplerea acestuia cu sertare sau dulapuri pline cu documente, nu mai este justificat. Marile companii care isi construiesc cladiri noi de birouri, renunta aproape complet la acestea.
Majoritatea acestor companii angajeaza alte companii mai mici, specializate pe arhivarea si stocarea documentelor, pentru a se asigura ca au intotdeauna un acces facil la acestea si ca documentele sunt in siguranta. Cele mai eficiente servicii arhivare, pot fi gasite pe arhivatorul.ro.
2. Accesul digital.
Daca ai nevoie sa-ti accesezi documentele arhivate offsite, atunci fa-o digital. Aceasta se cheama frecvent “scan-on-demand” si majoritatea companiilor de arhivare ofera acest serviciu, dar fiti siguri ca ati ales tipul de serviciu care vi se potriveste.
Livrarea digitala a acestor documente este mai rapida si mai ieftina decat livrarea fizica, iar hartiile nu se mai intorc niciodata in biroul tau.
3. Documentele active iti aduc aminte ca ai nevoie de tehnologie.
Aici vei constata ca ai nevoie cu adevarat de tehnologie, tu sau compania ta. Pentru a te asigura ca te-ai debarasat de mediul plin de hartii, pentru a automatiza procesele, daca ai documente accesate frecvent, documente care trebuiesc share-uite intern sau extern si oamenii ce au nevoie in mod constant de aceste documente sunt imprastiati la diferitele departamente din companie, atunci ai nevoie de o solutie digitala de management al documentelor.
Cateva exemple comune de astfel de documente ar fi documentele pentru angajati, datele contabile si contractele.
4. Conformitatea.
Orice companie trebuie sa aiba un program de retentie si ar trebui sa-l urmeze. Una dintre cele mai usoare cai pentru a reduce cantitatea hartiei din birouri este sa-ti urmaresti cu strictete programul de retentie.
Daca este timpul sa scapi de ea (s-o arunci), atunci scapa de ea. Daca digitalul se potriveste pentru agentiile de reglementare si pentru auditori, atunci poate ca trebuie sa iei in considerare trecerea de la mediul cu hartie la cel digital si debarasarea de toate documentele din hartie, cat mai curand posibil.
